Control 3, Tecnología de Información II

I) Tres temas más relevantes sobre la clase del 16/10/2007

Contribución de TI desde un punto de vista económico: Uno de los drivers principales de la TI es apoyar y contribuir a actividades que generan crecimiento y rentabilidad a la empresa. Para ello, es necesario identificar cuáles son las áreas más críticas del negocio. Un ejemplo claro en empresas productivas son los proyectos de TI que apoyan la predicción de la demanda, pues esto permite aumentar la precisión en los procesos productivos, disminuir inventarios y lograr satisfacer adecuadamente a los clientes, sin incurrir en faltantes o excedentes.

Contribución de TI desde un punto de vista estratégico: Otro punto esencial para determinar donde la TI debe hacer su contribución es examinar el carácter estratégico de los proyectos que se desean llevar a cabo. Para ello, debemos analizar qué tan alineadas están las iniciativas de TI con los principios estratégicos que rigen la empresa. Una forma de medir esta alineación es sometiendo los proyectos TI que se desean implementar a votación por parte de los directivos de la compañía y de acuerdo a los resultados, se le dará prioridad a aquellos que reciban las mayores puntuaciones. Ello implicará que son proyectos de mucha relevancia y que requieren ser atendidos.

Proyecto: Un proyecto es una idea que es realizable y para poder llevarla a cabo, se debe contar con un diseño adecuado. La forma de realizar un proyecto debe incluir elementos como accountability (es decir, que el proyecto se pueda revisar en el tiempo), criterios de aceptación definidos, responsables, recursos y un tiempo definido de duración, con hitos y etapas importantes. Es esencial que el proyecto sea formalizado por escrito, para que todos los involucrados puedan compartir el mismo idioma.

II) Lecturas

1. ¿Cuáles son los desafíos para las TI de una empresa que sigue una estrategia de “Océano Azul”?

Uno de los desafíos estratégicos para las TI es mantenerse alineada con una empresa que se encuentra en constante cambio, pues este tipo de organizaciones no se quedan estancadas en sus éxitos sino que buscan de manera permanente formas de reinventarse para mantener una brecha de diferenciación con sus competidores. La TI debe ser capaz de ir de la mano con los cambios del negocio e inclusive debe contribuir a anticipar los cambios en la demanda, de tal manera que ello le permita a la empresa emprender los cambios requeridos de forma temprana.

Las empresas que siguen una estrategia de Océano Azul buscan nuevas formas de competir, de ampliar los límites de mercado, por lo que muchas veces el concepto puede ser algo totalmente innovador a lo ya existente. De esta manera, el reto para las TI es buscar una solución ajustada al concepto innovador de la empresa y poder satisfacer sus requerimientos de forma óptima, aunque ello implique reinventar o crear nuevas plataformas tecnológicas y alternativas que sean convenientes para el modelo de negocio.

Otro desafío importante es que el nuevo producto debe hacer las cosas más sencillas, productivas y cómodas para el cliente y la TI debe estar orientada hacia este enfoque, lo cual es muchas veces complejo. La mayoría de las veces existe una orientación hacia el uso de los sistemas de TI más modernos, incluso más complejos y se piensa que esto es lo que va a agregar valor a la empresa, pero se pierde de vista que el foco es el cliente y que el objetivo es simplificar, agilizar, facilitar. Por tanto, las TI deben también enfrentar este importante desafío.

Un desafío relevante que enfrentan las TI en una compañía de este tipo es poder brindar la facilidad de dar seguimiento a empresas competidoras en otros sectores que comercializan productos o servicios alternativos, pues estas empresas no se conforman con competir con compañías de su propia industria. Además, las TI deben permitir la gestión de clientes que se ha propuesto la empresa. Estas empresas consideran como sus clientes no sólo a los grupos convencionales, sino que también buscan renovarlos orientándose a segmentos no tan tradicionales, a los cuales pocas veces se dirigen ofertas. De esta manera, la TI debe tener la capacidad de manejar, controlar y dar seguimiento a amplios grupos de clientes y competidores.

2. ¿Cómo implementó Ford su alineamiento estratégico entre el Negocio y las TI?

Cuando la empresa cambió su visión, pasando de estar orientada al producto a estar orientada al cliente, se empezó a dar importancia a la alineación de la tecnología de información con el nuevo enfoque de negocio.

Para impulsar la nueva orientación al cliente, Ford implementó un modelo de estrategia de negocios basado en cuatro escenarios (misión, estrategia, procesos e infraestructura), los que se reproducen en todos los niveles de la empresa. Así, el departamento de TI cuenta con su propia versión, que refleja el modelo corporativo. Por ejemplo, la misión de Ford es “Ser la compañía automotriz líder en el mundo en servicios y productos para el consumidor”, mientras que la misión del departamento de TI es “Ser el líder mundial en la provisión de servicios de tecnología de la información”. Esta misma alineación se refleja en los otros tres escenarios.

Por otra parte, la empresa determinó como uno de sus objetivos estratégicos convertirse en una compañía verdaderamente global, en vez de seguir funcionando desarticuladamente en los distintos países. El diseño de las TI existente no permitía compartir información ni tomar decisiones rápidamente, por lo que se decidió centralizar las TI. De esta forma, la compañía logró implementar una arquitectura tecnológica empresarial y un proceso adecuado que han permitido que las TI estén alienadas y den soporte a la nueva estrategia global.

Para fortalecer aún más la integración del negocio y las TI, la empresa decidió crear una matriz organizacional dentro de la cual el personal clave reporta tanto al director de TI como a los responsables de las funciones de negocio. De este modo, los encargados de TI han pasado a actuar como consultores y facilitadores de la reingeniería de la empresa. Además, de esta manera las TI se mantienen actualizadas en medio de constantes cambios.

Se aprecia entonces como Ford fue logrando una total alineación y adecuación de las TI con el negocio, mediante estrategias claras, bien definidas, buscando en todo momento la compatibilidad de sus tecnologías de información con el cambio organizacional que se estaba emprendiendo. Esta alineación ha sido fundamental, pues ha permitido cambios muy significativos en el desarrollo y productividad de la compañía.

3. Explique las 4 recomendaciones que permiten realinear la organización con el fin de capitalizar las tecnologías digitales.

Para realinear la organización, es necesario:

Concentrarse en mejorar la capacidad de respuesta de la organización ante los cambios del mercado, buscando anticipar las modificaciones en las prioridades y necesidades del cliente así como las acciones de los competidores.

Aprovechar la oportunidad de ahorrar mediante mejoras en la productividad, lo que permite reducir costos o bien, asignar recursos a otras funciones de alto valor.

Promover una alineación estrecha entre las metas de la función de TI y las unidades de negocio, traduciendo la visión del negocio a objetivos concretos en el tiempo.

Cuando sea necesario, adoptar el concepto de organización virtual y buscar personas talentosas para llevar a cabo las actividades críticas. Asimismo, emprender nuevas iniciativas de marketing o de negocios por fuera de la organización tradicional.